Smart samordnad varudistribution

Under senare år har ett fyrtiotal kommuner valt att införa samordnad varudistribution i egen regi. Argumenten för en kommunal samordnad varudistribution har varit att det skapar arbetstillfällen för de som står långt ifrån arbetsmarknaden, att det minskar trafikrörelserna i stadskärnorna samt att det gynnar lokala producenter. Det är en naturlig utveckling att kommuner vill hitta nya sätt att skapa värden för sin kommun och dess invånare. Dessvärre har det traditionella sättet att i kommunal regi arbeta med samordnad varudistribution ibland visat sig skjuta bredvid målet. Martin & Servera vill nu tillsammans med kommunerna ta nästa steg för att skapa en verkligt smart samordnad varudistribution.

 

Grossister spelar en väldigt viktig roll i samhället och fungerar redan idag som nationella samordnande varudistributörer – att samlasta varor och optimera trafikflöden utgör branschens kärnverksamhet. Utöver samlastning och ruttoptimering så bidrar grossisternas verksamheter även till andra samhällsvinster. Tack vare grossister kan småskaliga producenter få hjälp med distributionen av sina produkter något som annars kan vara problematiskt.

 

Tanken bakom samordnad varudistribution är god och att antalet transporter bör minska kan nog de flesta skriva under på. Ett sätt för kommunerna att minska trafikflödet har varit att bygga upp en distributionscentral i kommunal regi. Erfarenheter från de kommuner som har infört detta ser olika ut, men det finns förbättringspotential inom de tre dimensioner som samordnad varudistribution ska vara med och lösa.

Sociala krav – skapa arbetsintegrerande verksamheter

Den första dimensionen av samordnad varudistribution handlar om sociala krav och arbetsintegration. För kommunerna är arbetsintegration viktigt och det blir allt vanligare att en upphandling omfattar sociala krav. I den nationella upphandlingsstrategin är ett av målen att offentlig upphandling ska bidra till ett mer socialt hållbart samhälle. Bland annat handlar det om att upphandlingar ska kunna ställa krav på sysselsättningsfrämjande. Arbetsintegration är en viktig aspekt som ofta glömts bort i frågan om samordnad varudistribution. Att inkludera det som en del av upphandlingsunderlaget kan därför vara en god idé – förutsatt att det formuleras på rätt sätt.

Arbetsintegrering och social hållbarhet en del av Martin & Serveras mångåriga samarbete med Samhall

Martin & Servera har under en lång tid engagerat sig i arbetsintegrerande initiativ för att nå ut till de personer som traditionellt sett står långt ifrån arbetsmarknaden. Martin & Servera har sen flera år tillbaka ett strategiskt samarbete med Samhall där runt 80 personer med olika funktionsvariationer arbetar i Martin & Serveras olika verksamheter. Medarbetarna från Samhall ses som en oerhörd tillgång i verksamheten har tillsammans med Grönsakshallen Sorunda utvecklat unika kvalitetsprodukter som är ovärderliga för verksamheten.

 

Samarbetet med Samhall omfattar även personer som städar Martin & Serveras lagerhus i Umeå och Enköping.

 

En grupp som kan ha svårt för att ta sig in på arbetsmarknaden är nyetablerade svenskar. Utmaningen ligger ofta i bristen på naturliga kontaktytor med personer som redan är yrkesverksamma. Som ett led i sitt mångfaldsarbete har Martin & Servera därför engagerat sig i initiativ så som ÖppnaDörren och Yrkesdörren där nyetablerade svenskar får möjlighet att träffa medarbetare på Martin & Servera. Martin & Serveras medarbetare uppmuntras till att delta i programmen för att dela med sig av sina erfarenheter och kontaktnät – två parametrar som har stor påverkan på möjligheten att få ett jobb på dagens arbetsmarknad.

 

Att inkludera arbetsintegration i upphandlingsunderlaget kan vara en god idé om det formuleras på rätt sätt. Arbetsintegrationsdimensionen av samordnad varudistribution är väldigt viktig för kommunerna och här behöver privata aktörer vara lyhörda.

Trafik – optimera trafikflödet i kommunen

Den andra dimensionen av samordnad varudistribution handlar om trafik och utmaningen med ökande trafikflöden i kommuners stadskärnor. Många kommuner har valt att införa kommunal samordnad varudistribution för att bidra till en reducering av trafikflödet.

 

”Tanken bakom kommunal samordnad varudistribution är bra. Vi behöver minska transportflödena i våra kommuner – men det är viktigt att det görs i samarbete med oss som distribuerar varor även till privata verksamheter. Det är något som kommunal varudistribution inte har löst och där vi skulle vilja ha en dialog om en smartare samordnad varudistribution”, säger Stefan Bergström Hedmark, vd Martin & Servera Logistik AB.

 

Martin & Servera har länge arbetat med att samordna varudistributionen till såväl offentliga som privata verksamheter vilket har resulterat i en gedigen kunskap om logistik och trafikoptimering såväl som lagar, regler och hantering av livsmedel. För att kunna erbjuda sina kunder en effektiv och hållbar totallösning krävs det att Martin & Servera håller sig uppdaterade på trender och utmaningar inom hållbarhet och andra relevanta områden som kan påverka affären. Den här kunskapen och erfarenheten är även relevant för kommuner och är något som Martin & Servera kan dela med sig av vid dialogträffar.

Öppna dialogträffar

Martin & Servera vill vara med och driva utvecklingen framåt och bedömer att det bästa sättet att göra det är genom en aktiv dialog mellan kommunen och branschens samtliga aktörer. I god tid före en upphandling bör kommunen bjuda in distributörer och producenter för att diskutera kommunens behov och önskemål och vilka förutsättningar distributörerna och producenterna har. Genom öppna dialogträffar skapas möjligheten att branschens aktörer tillsammans kan komma fram till en gemensam lösning och på så vis optimera trafikflödet i en kommun och få ner antalet transporter till såväl offentliga som privata verksamheter.

 

”Dialog är vägen till framgång – vi måste sätta oss ner och diskutera. Det är en gemensam viktig fråga som bara går att lösa tillsammans”, säger Stefan Calrell, försäljningsdirektör offentliga kunder, på Martin & Servera.

Riktade dialogträffar

Att bygga upp en egen distributionscentral är dyrt och en stor andel av trafikflödena kvarstår – leveranser till privat verksamhet. För de kommuner som ska fatta beslut om samordnad varudistribution vill Martin & Servera lyfta fram Lunds kommun som ett bra exempel på förfarande kring beslutsunderlaget. Gruppen som ansvarade för att ta fram beslutsunderlag till kommunstyrelsen bjöd in Martin & Servera för att komma med inspel och idéer på hur kommunens behov skulle kunna lösas på andra sätt än genom samordnad varudistribution. Att bjuda in aktörer som har stor erfarenhet av logistik och distribution bedömer Martin & Servera att många kommuner kan tjäna på, inte bara ekonomiskt givet att kommunen inte behöver göra en stor investering i en distributionscentral, utan även sett till bättre trafikoptimering och miljöeffekter.

Närodlat – lokala, regionala och nationella producenter

Den tredje dimensionen av samordnad varudistribution handlar om främjande av närodlat och lokala producenter. Efterfrågan på närodlade produkter ökar stadigt bland privata konsumenter såväl som hos offentliga kunder. Många förknippar närodlat med stora miljövinster givet kortare transportsträckor, men närodlat främjar även det lokala näringslivet. Att jobba med småskaliga producenter är något som Martin & Servera har lång erfarenhet av.

 

”På Martin & Servera har vi en lång erfarenhet av att arbeta med närproducerat, eller som vi kallar det regionala produkter. Vår koncernstruktur bäddar för att arbeta med det lokala näringslivet och främja småskaliga producenter”, säger Christina Gezelius, informationschef på Martin & Servera.

 

Sorundahallarna (som inkluderar Martin & Serveras dotterbolag Grönsakshallen Sorunda, Fällmans Kött och Fiskhallen Sorunda) är specialistgrossister inom sina respektive områden och är duktiga på att ta in småskaliga producenter i sitt sortiment. Producenterna är experter på att producera sina varor men att göra produkten skalbar och nå ut till en bredare marknad kräver visst stöd och rådgivning, något som de får av Martin & Servera genom Sorundahallarna. Producenterna får bland annat vägledning i hur man gör en kommersiell värdering och hur det logistiska flödet fungerar. Genom Sorundahallarna når de småskaliga producenterna den privata marknaden och privata restauranger. Allt eftersom efterfrågan för produkten ökar kan produkten eventuellt lyftas upp till Martin & Serveras sortiment. Men när en vara plockas upp i Martin & Serveras sortiment förutsätter det att producenten vill växa då det innebär leveranser till hela Sverige.

Underlätta för småskaliga producenter att delta i offentliga upphandlingar

Många kommuner menar att genom att införa samordnad varudistribution i kommunal regi blir det lättare för småskaliga producenter att delta i upphandlingen då de enbart behöver leverera sina produkter till en plats. Men för många producenter kan en offentlig upphandling fortfarande uppfattas som byråkratisk och som en stor arbetsbelastning.

 

”Många småskaliga producenter kan dra sig för att gå in i en upphandling då avtalet löper på fyra år. Efter den fyraårsperioden finns det en risk att producenten tappar kommunen som kund, då minskar beställningarna drastiskt. Ur den synvinkeln kan det vara mer attraktivt att vända sig till en grossist då det blir bättre riskspridning med möjligheten att nå en större marknad med sina produkter”, säger Stefan Calrell.

 

Martin & Servera Restauranghandel har över 100 svenska regionala producenter som de kan erbjuda till både sina privata och offentliga kunder. Med Sorundahallarna inkluderat blir det många fler. Givet den erfarenhet Martin & Servera har från att arbeta med lokala och regionala producenter har de en väldigt bra överblick över vilka producenter som finns inom vissa områden. Kommuner som står inför ett upphandlingsförfarande kan ta hjälp av Martin & Servera för att kartlägga vilka producenter som finns inom en viss radie och vilka av dessa som redan ingår i Martin & Serveras sortiment. Precis som med frågan om hur trafikflöden kan optimeras, bedömer Martin & Servera att det kan finnas stora fördelar med att bjuda in grossister och producenter till en dialog innan förfrågningsunderlaget för en upphandling skickas ut. På så vis får kommunen möjlighet att presentera sina önskemål sett till både sortiment och produktion, och producenterna får då möjlighet att se över sin kapacitet för att möta dessa önskemål. För de småskaliga producenter som upplever att de inte har möjligheten att själva distribuera till kommunen kan Martin & Servera bistå med distributionshjälp.

Genom aktiva dialoger kommer gemensamma lösningar uppnås

Optimerade trafikrörelser, förbättrad trafiksäkerhet och främjandet av lokala och regionala producenter är gemensamma frågor som kräver gemensamma lösningar. Genom att bjuda in till en öppen och aktiv dialog kan Martin & Servera tillsammans med kommunerna komma fram till en lösning som inte alltid behöver resultera i att kommunerna bygger upp en egen varudistributionscentral. En kommunal varudistributionscentral är kostsamt samtidigt som en stor del av trafikflödena, leveranser till privata verksamheter, inte omfattas. Om branschens alla aktörer kan samarbeta finns det goda möjligheter för att optimera trafikflödet och på så vis finna en lösning där alla – både offentliga och privata – verksamheter får sina varor levererade på ett hållbart och säkert sätt.